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2019年04月18日

絶好のアピールの場!上司との面談のコツ | 話し方教室【ビジネス】

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春は年度をまたぐので、上司との面談を実施する企業も多い時期です。面談は社員が設定した目標の進捗状況を確認し、上司はアドバイスや指導を行い、次の目標に向けた課題を可視化するのが目的です。
面談での評価は、社員の昇給や昇進を決めるだけでなく、エンゲージメントを高める上でも重要な役割を果たすので上司との面談の場は絶好のアピールの場になります。今回は、上司との面談のコツを取り上げたいと思います。

 

  • ■社内といえども、事前準備は必要

上司との面談にあたり、やはり事前に準備は必要になります。何も考えないで臨むことは、自分が企業に対して日頃どれだけ考えているかというのが現れるところでもあります。なのでしっかり対策等しておきましょう。

 

  • (1)目標に対する自己評価

上司から評価についてのフィードバックをもらう際に、各目標に対する自己評価を用意しましょう。評価シートによっては自己評価を記入する欄があるので、そこに記載した内容を確認しておき、他に備忘事項があればメモをしておけば十分です。上司に何を伝えたいのかを事前に考えておきましょう。
普段から上司と業務についてのコミュニケーションをとっているならばその積み重ねなので、改めて準備することは少ないかもしれません。目標に対する自己評価を話すことから評価面談はスタートします。
最終評定を設けている会社の場合、ご自身の評価を直属の上司から伝えられた際にそれに対して不満を述べたとしても、残念ながらそれが覆ることは少ないでしょう。なぜなら、そこに至るまでに既に部門内だけではなく全社レベルで評価基準をあわせて、最終評定を決定しているからです。
もし、自分の自己評価内容と実際の評定や上司からのフィードバックに大きな差があった場合は、どうすればよいでしょうか? この場合は、今後のために「自分がたずさわっている業務について、上司と適宜情報共有などをしていたのか」を振り返っておきましょう。
ご自身が認識しているほど上司が状況を把握していないため、思っている以上に上司が低く評価している可能性があります。あまりにも自分の認識と評価結果に乖離がある場合は、人事部門に相談するという手法もあります。

 

  • (2)今後の目標

今期の業務目標について、特にここは力を入れたいといった分野やチャレンジしてみたいことがあれば、アピールをした方がよいと思います。
実際にそういった業務を行う機会があるかどうかという現実的なこととは関係ありません。業績評価のフィードバックをされた際に、「今期はこういうことをやってみたいと思っている」という希望を述べるのはとても良いタイミングです。仮に自分の希望が現在のレベルよりはるかに上回っていたものだとしても、そこに近づくためにどうすればよいのかといった視点で上司はアドバイス・サポートすることができるからです。「黙っていても上司は何かを察してくれる」ことは、まず無いと思ったほうがよいでしょう。上司もスタッフも評価面談に際して事前にやるべきことがあります。どちらかだけが行えばよいというものではありません。
また、評価制度における目標設定はMBO(Management by Objectives and Self control)がいいのか、現在注目されているOKR(Objective and Key Result)がいいのか、最終評点をつけるのかノーレイティングかという小手先のことだけにとらわれないようにしたいものです。業績評価が目的ではなく、評価面談そのものを、スタッフの育成あるいは自身のスキルアップのためのマイルストーンとして捉えることが大切です。

 

  • (3)質問内容

上司との面談時には予め質問も用意しておくと良いでしょう。しかし、誤った質問やまとまりがないと上司は、「結局、何が聞きたいの?」上司からそんな返答をされたことはありませんか。
上司に質問するとき、質問内容が整理されておらず上司が困惑するケースも少なくありません。質問内容は予め整理しておきましょう。また、上司になんでもかんでも聞けばいいというのは良くありません。自分でちょっと調べれば解決できることもたくさんあるはずです。
今はインターネットで調べれば、多くの知識を得ることができますが、それもしていない状態で質問されると、上司も疲れてしまいます。特に質問内容でNGなのが、「漢字の読み方」や「Excelの初歩的な使い方」などです。もちろん調べても分からないこともあるので、その場合は質問すべきですが、まずは「分からないなりにここまで調べた」と言えるところまで努力しましょう。それが質問する人のマナーです。

 

【上司から評価されるために必要な質問のポイント】

・質問内容が簡潔かつ具体的

質問の仕方の失敗談で「質問する内容が整理されていない」というポイントを挙げましたが、質問の聞き手である上司は、なるべく「質問される時間」と「回答する時間」を手短にしたいと考えています。にもかかわらずダラダラと要領を得ない質問をされると、それほど怒りっぽくない上司であってもイライラしてしまうものです。

 

・自分の意見を述べる

上記の「?質問内容が簡潔かつ具体的」と重複する部分がありますが、質問する上で非常に大事なので敢えてポイントとして解説します。

「どうすればいいですか?」という質問は、上司から嫌がられる代表的な質問例です。そんなとき、上司の心理は「主体者であるあなたは一体どうしたいの?」と考えます。

例えば、作業効率化の改善策として「A案・B案・C案」の3つのうち、どれか一つを検討している段階とします。この答えに現時点での「正解」はありません。そのようなとき、「どうすればいいですか?」と質問したい気持ちも分かりますが、答えのない選択に対して、上司はあなたの「意思」と「考え」を聞いた上で判断したいと思っています。そのため、質問する上で「意思」と「考え」の2点をセットにして考えましょう。

 

・質問の「質」が高い

一般常識的な、質の低いことを上司に質問するのは、控えたほうが良さそうです。職場で飛び交う質の低い質問の代表例を以下に記述します。これらの質問をした方は要注意!上記はあくまで質の低い質問例の一部ですが、これらは自分で調べたり、考えれば分かることばかり。上司や先輩の手を止めてまで聞く内容ではありません。「質問癖」のある部下にならないよう、口に出す前に、頭で考えるようにしましょう。

 

  • ■親しい上司でも社会人のマナーは忘れない

いくら親しい上司でも社会人としてのマナーはしっかりしておかなければなりません。面談では、相手が親しい上司であっても礼儀や敬語という社会人の基本的なマナーを忘れてはいけません。
上司との面談で評価が高い点は、社員の意欲や成長を実感できる場合です。上司は面談を通して社員のすべてを評価します。今後への意欲や成長を感じると、人材育成という視点から期待します。

 

  • ■話し方で自分をアピールしよう

能力が突出しているわけではないのに引き立てられる人。実績を積んでも、なかなか引き立ててもらえない人。両者の違いの一つに、上司からの好感度があります。社会人の必須スキルと言える「上司に好感を持たれる話し方」で自分をアピールしましょう。

上司に話し方でアピールする場合には「言葉を吟味する」「伝えたいことは一つに絞る」「マイナスプラス話法でやんわり伝える」の3点がポイントになります。順を追って説明していきましょう。

 

【言葉選びを間違って怒りを買う人、言葉を吟味して感謝される人】

同じような意味を持つ言葉でも、選び方を間違えると、相手は不快感を抱きます。たとえば、なかなか決断ができず指示を出せない上司に「優柔不断で困ります」といったら、怒りを買うのは明らかですが、「思慮深い」と伝えれば、思いは届きますし、自らの言動を正すきっかけにもなるでしょう。同様に「気が小さい」→「デリケート」、「大ざっぱ」→「大胆」、「細かい」→「気がきく」、「鈍い」→「ゆったりしている」、「短気」→「正義感が強い」、「しゃくし定規」→「まじめ」……などに、変換して伝えるといいでしょう。言葉を吟味して伝えれば、上司は落ち着いて聞く耳を持ち、その真意も理解します。かえって相手から感謝されることにもつながるはずです。

 

【正してほしいことを一つだけ伝える】

上司の間違いを正したり意見をしたりするときなど、複数伝えたいことがあったとしても、あれこれ並べ立てるのは避け、一番に正してほしいことを一つだけ伝えましょう。

 

例:「先ほど部長が提案なさったキャッチコピーはすでに他社が使っておりますし、●●についても、新鮮味がないですし、△△はもうはやらないと思います」

これではあら探しと受け取られても仕方がありません。揚げ足取りのようでもあり、それらが事実だとしても上司は怒りを覚えるでしょう。私でしたら、「私の勘違いかもしれませんが、先ほど部長が提案なさったキャッチコピーは他社が使っていると思うのですが(いかがでしょうか?)」などと、おうかがいを立てるような物言いで一つだけ伝えます。

この場合のポイントは、「私の勘違いかもしれませんが」というひと言です。このひと言がクッションになって、相手にはやわらかく伝わり、考える余裕が生まれます。それがきっかけとなり、関連する事柄も見直すようになるものです。

あなたにも覚えがあるでしょう。ストレートな物言いであれこれ指摘されたら、人間性までも否定されたような気持ちに人はなるのです。ですから上司はもとより、部下や同僚であっても意見や進言をする場合には、本当に正してほしいことを一つだけ、クッションになるような「ひと言」を添えて伝えたほうが、確実に届きます。

 

【マイナスプラス話法でやんわり伝える】

自分にとって好ましくないことを伝えられた場合を想定してください。

 

例:「あなたは仕事が遅い!」→落ち込むのは確実ですね

 

例:「あなたは丁寧すぎる」→いくらか印象は和らぎますが凹みますね。

 

例:「何事に対しても丁寧なのは分かりますが、●●については△△したら、より仕事がはかどると思います」→落ち込むよりも、行動を起こすでしょう。

 

ここで、相手が上司だと仮定して、さらにやんわり伝える話法にすると、「部長、少し、お話しさせていただいてもよろしいでしょうか?」とおうかがいを立て、「部長が思慮深く私たちをご指導してくださるのはうれしいのですが、●●については△△でお願いできないでしょうか? そのほうが素早く動けて、成果も上がると思うのですが」。いかがでしょうか?

 

そんな物言いは遠まわしで好かない。言いたいことはストレートに伝えるべきだと考える方もいらっしゃるでしょうが、相手を自分だと考えれば、やさしくやわらかく伝えられたほうが真剣にそのことを考えると腑(ふ)に落ちるでしょう。怒りに任せて伝えれば、あなたの気持ちは晴れるかもしれませんが、軋轢(あつれき)を生むだけです。ビジネスシーンでは間違っていると思えば上司にでも指摘する。上司が忘れていることがあれば、確認をする。仕事を円滑に進めるには、意見することも必要なのです。

 

?終わりに

  上司との面談のコツ、如何でしたでしょうか?会社で働いていく上で、

面談は格好のアピールの場になります。自身の成長に繋がるだけでなく会社の成長にもなるとても意味のあるもの面談になります。是非役に立てて頂ければと思います。

 

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