話し方教室ヴォート

BLOG/COLUMN

スタッフブログ/コラム

2019年05月30日

説明上手になりたい!原因を知ってトレーニングしよう【話し方教室 VOAT】

42e9387440437cb092ce77f72dd5fc82_s.jpg

 

仕事でもプライベートでも説明下手で損をしてしまう場面がありませんか?聞き手に悪い印象を与えているのではと不安になってしまうこともあると思います。今回は説明が下手な人・上手な人の話し方を取り上げ、コミュニケーションに役立てて頂ければと思います。

 

  • ■説明が下手な人の話し方

 

  • (1)主語がはっきりしていない

説明下手な人ほど主語を省略しがちです。あなたは○○(主語)について知っていますが、あなたが思っている以上に他人は知りません。一度、他人の視点に立ってみることも大切です。主語「誰が」「何が」は相手に聞かれる前に必ず伝えるようにしましょう。相手との話の取り違えの原因にもなりえます。また、「これから〈?について〉話をする」ということも最初に伝えるようにしましょう。主語の話と同様に、相手はあなたがこれから何の話をするか知り得ないからです。

 

「?についての話なんですけど」

「…についてお聞きしたいのですが」

 

このように先に伝えておくと、相手との共通の認識が出来上がり、スムーズに説明が運びます。

 

  • (2)早口で喋る

相手に伝えるとき、自分自身にとってはすでに理解している内容かもしれません。しかし相手にとっては初めて耳にする内容でこれから理解するものだとします。そのような場面で早口で伝えられたら、たとえ内容がきちんと整理されていたとしても、相手に伝わらない可能性が高くなります。相手が理解しているかどうか、表情などを確認しながら相手のペースに合わせて説明を進めていきましょう。

 

  • (3)専門用語を多用する

あなたも相手も専門職で専門用語を熟知していれば問題はないのですが、そうではない人の前で専門用語を使う場合は注意が必要です。なぜなら特定の業界で使われる専門用語は、他の業界の人は知りませんし、特に覚える必要もないからです。人は知らない言葉を耳にすると、理解スピードがぐんと下がります。相手は専門用語に気を取られ、話の本質を理解するチャンスを逃してしまうかもしれません。相手が専門用語に対する理解度が低い場合は必要以外の専門用語は避け、なるべくわかりやすい、平易な言葉を使うようにしましょう。

 

(4)話の要点を整理できていない(何を伝えたいかわからない)

「結局何が言いたかったの?」と言われるような、結論や要点のわからない説明は相手をイライラさせてしまいます。まず、あなた自身が内容について理解不足であることは、相手にとって「よくわからない説明」の原因となります。あなたが理解できていないことを他人に説明することは不可能です。説明できる程度に理解を深めてから、他人に説明するようにしましょう。また、話の結論を先にもってこないことも、要点のわからない説明の原因となってしまいます。ビジネスの場で説明をするときは、<結論→根拠→事実>という順序が適切だとされています。できるだけ結論から先に話すことを心掛けましょう。話がわきにそれる、主観的な事実と客観的な事実を混同する、など筋道を立てて説明ができないことも要点を整理できない説明となる主な原因です。

 

  • ■説明が上手な人の話し方

 

  • 内容が簡潔でわかりやすい

まず、説明が上手な人の特徴をあげると内容が簡潔でわかりやすいです。

下記の要点を押さえておくことで簡潔で分かりやすい説明ができるようになります。

 

(1)【主語がある】

誰が●●したというのが明白でストーリーをイメージできる

【語尾まではっきり話す】

誰がどうなったまで明白で話の結末がわかる。

【一文が完結】

何がどうなったか明白で話が適度に切られ、理解しやすい。

【時間軸がある】

成り立ちや、出来事を順番に話すことができ、時間の流れと、話の流れが一致している。

【議題・結論を先に示す】

議題や結論を言ってから、話し始める。何の話かわかっているので、理解が早い。

【例えや事例がある】

自分に置き換えて、イメージが膨らむ。自分事として捉えられる。

【話し始めがすっきり】

返事は『はい』『そうです』が聞きやすい。『え?』がない方が、相手は聞きやすい。

【数字・事実】

具体例があると、真実味が増す。

アンケートの結果、30名中80%の、24名がわかりやすいと評価したなど。

 

 

  • (2)相手や状況に合わせた態度・表情で話す

次に態度や表情についてです。コミュニケーションをする上で下記の要点を意識することにより、相手により伝わりやすく物事が円滑に進むようになります。

 

【相手を観察する】

相手の理解を確認して、話を進める。共通理解の元、話が進む。

【内容に合わせた表情】

笑顔と厳しい表情を使い分ける。内容がより伝わりやすくなる。

【内容に合ったジェスチャー】

意図的なジェスチャーは効果を上げる。動きと内容の合わせ技で、理解が進む。

【落ち着いている】

相手に伝わることに軸をおいている結果。相手がどう思うか、配慮できる状態。

【謙虚・丁寧な言葉使い】

控えめ、慎み深い態度は受け入れやすい。丁寧な言葉は、敬う気持ちが伝わる。

【無理に取り繕おうとしない】

わからないことを、わからないと言える。否定を前向きに受け止め、等身大でいる。

【姿勢が良い】

相手に心地よく聞いてもらえる配慮。堂々と話すと、安心感を与える。

【常に肯定的】

聞き手に考慮し、相手に肯定的に話す。肯定的な態度だと相手は受け入れやすい。

 

 

  • (3)聞き取りやすい声で話す

3つ目に説明が上手な人の話し方の特徴は、聞き取りやすい声で話すことです。伝えるうえでとても大切になります。ちょっとしたイントネーションや音量等で相手に伝わる情報量が大きく変わってきます。

 

【ちょうどよい音量】

手の聞き取りやすい音量に調整。要点が伝わる。

【ちょうどよい音程】

不快な音域を避け聞きやすい音程に調整。一語一語が聞き取りやすい。

【滑舌が良い】

言葉が正しく伝わる。相手に誤解を生まずに済む。

【呼吸が深い】

聞き手は安心して聞ける。落ち着きや、安定感を与える。

【間がある】

聞きながら、理解しやすくなる。重厚感を感じさせる。

【声が澄んでいる】

よどみがないので、聞き取りやすい。聞き取ることへのストレスがない。

【ちょうどよいテンポ】

一音一音が、はっきり発音されている。相手が聞き取りやすいテンポを選ぶ。

【抑揚がある】

相手の注意を惹きつける。どこが重要ポイントかが伝わる。

 

  • ■説明下手から脱却するトレーニング法

ここでは、仕事やプライベート等でうまく説明できない時の克服・訓練方法についてになります。仕事で説明できないというのは致命傷になるでしょう。仕事でうまく説明できない人は、仕事ができない人と思われます。せっかく能力があっても説明が下手というだけで、仕事が任せられない人と思われることもあって損をしてしまうのです。自分の能力を最大限に活かせるように、説明上手になりましょう!

 

  • (1)順序を立ててから話す

仕事でうまく説明できないときの克服・訓練方法は、順序を立ててから話すことです。自分の中で話したい内容の順序をきちんと立ててください。何について話すのかというテーマをしっかり相手に伝わるようにし、結論を明確にしながら話していくといいでしょう。自分の頭の中で順序が立てられないときはメモに書いてからまとめておくといいでしょう。そのうち癖がついてメモがいらなくなります。

 

  • (2)相手に状況を描かせるように話す

次に相手に状況を描かせるように話すことです。相手の脳内に、自分が話していることの内容がきちんと描かれていないと話は伝わりません。そのためにも、自分の脳内に説明したい内容がきちんと描かれていることが大切になります。つまりは、イメージをやめずに話すことが大事なのです。うまく説明できない人は、イメージがないまま説明するため、克服・訓練方法としてイメージを持ち続けて話すというのは欠かせない要素になるでしょう。

 

  • (3)ゆっくり丁寧に話す

早口で話すと結果的に何を言っているのか分からなかったとなってしまいます。説明が上手な人の話も早口になると意味が分からないと思われることがあります。うまく説明できないことが自分で分かっているのなら早口はすぐにでもやめましょう。ゆっくり丁寧に話すことを心掛けてください。ゆっくり話していると、自分でも伝え方が分かってくるときがあります。また、確実に相手に言っていることが伝わるため、相手も理解しやすいでしょう。

 

  • (4)相手が理解しているか確認しながら話す

話しているときに相手の表情を見るのは、克服するにも訓練するにも必要なことです。相手の表情を見るとすぐに「あ、伝わっていなかった。」というのが分かるでしょう。分からないときは「今の伝わりましたか?」と聞いてみると良いです。相手が理解していなければ、いくら説明しても意味がありません。コミュニケーションが取れていないのと同じことになってしまうため、一回一回確認したほうが良いでしょう!

 

  • (5)主語と結論だけはちゃんと言う

主語と結論だけはちゃんと言うことを心がけることです。そのためにも、結論から先に話すようにしましょう。「この製品は(主語)、売上げ1位です(結論)。なぜ売上げ1位になったかと言うと?・・・」などのように先に結論をはっきりと言ってしまえば、今説明したいことがちゃんと伝わるのです。「主語、結論」はセットで伝えるようにしましょう。説明下手を克服するためにも、この訓練は必要かつ有効なものになります!

 

  • (6)説明が上手な人の真似をする

説明が上手な人の真似をすることです。説明が上手な人は、仕事やプライベートにおいて必ずいることでしょう。その人が言うことは分かりやすく、すんなりと頭の中に入ってくるはずです。説明が上手な人の話し方に注目して、どうして上手なのかを研究してください。そして、良いと思ったところをどんどん取り入れていくようにしましょう。

 

 

?終わりに

     如何でしたでしょうか?普段説明が下手だと感じている人、このコラム  を読んでいただき、なかなか上手くいかない原因が少しはわかっていただけたと思います。説明が上手な人は周りと上手くコミュニケーションが取れ、円滑に物事を進ませることが出来ます。是非役立ててみて下さい。

 

 

歌のボイストレーニングはこちら

これまで、数多くのプロのミュージシャンを輩出し続けてきたVOAT は、息の流れを教えることや、響きのある声にすることはお手の物です。VOAT 話し方教室はレッスン時間の中に腹式呼吸、発声練習を取り入れて「声」そのものに、伝わるための声の響き、息の流れを感じながら話すレッスンをしていきます。実際にその発声練習のおかげで受講生のみなさまからも大変喜ばれています。声を良くすることのプロフェッショナルVOATならではのノウハウで「良い声」が作れます。レッスンはマンツーマンレッスンですから他の人を気にすることなくレッスンができます。レッスン時間はフリータイム制ですから、好きな日の好きな時間で、「良い声と話し方」にすることができます。月々のレッスン回数はバリエーションから選択できますし、その月に受けられなかったレッスンは翌月以降に繰り越しができるので、レッスンが無駄になることはありません。レッスン料は月謝制なので安心です。無料体験レッスンを行っていますので、声にお悩みのかたはぜひ一度お越しください。お気軽にお申し込みください!