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2018年07月05日

【話し方】説明上手になろう!わかりやすい説明のコツ

説明が上手くいかず仕事や私生活において損をしてしまったり、上手に説明できていないことで相手にストレスを与えてしまっているのではと不安になることはないでしょうか?

そんな方へ向けて、わかりやすい上手な説明とはどんなものかを紹介します。

 

 

■何を相手が知りたいかが重要

(1)相手の興味対象を知る

聞き手は、自分の興味を前提に相手の話を聞きます。

話し手が全く同じ内容の話をしても、聞き手の興味によっては伝わる情報が一律にはなりません。

説明する前には、相手の興味を事前にしっかりとリサーチしておく必要があります。

 

(2)相手の興味に焦点を当てる

その興味に焦点を当てながら話をすることで、相手が興味を持って積極的に耳を傾けてくれるようになります。

興味に焦点を当てることで、上手に説明してもらった、という相手の満足にもつながって、理解される可能性がかなり高まり、頭にも残りやすくなります。

 

 

■できるだけ話を短くまとめよう

(1)話をまとめるメリット

できるだけたくさん話しをすることで、それだけわかりやすくなるというわけでは決してありません。

話の要点はできるだけ簡潔にまとめましょう。

短くした方が伝わりやすくなり、要点が聞き手の記憶に残りやすくなります。

 

(2)文章は短く簡潔に

「〜は〜が理由となりますが、もし〜なら〜にはならず、〜としての問題も解決できません。」

上記の文章はたくさんの要素が盛り込まれてしまって理解し難いです。

下記のように、一つの文章を簡潔にして短くすると、途端に理解しやすくなります。

「〜は、〜が理由となります。もし〜にすると〜になりません。そして、〜の問題も解決できません」

 

 

■部下であれば、相手に合わせて話す

部下が上司に話す際のポイントは、上司の聞きたいことを、聞きたい順番で話すことです。

(1)上司の知りたいことから話す

上司が知りたいことは2点です。

1.「何の話なのか」

2.「どうしてほしいのか」

上記2点は真っ先に知らせるべき事柄です。

どうしてほしいのかが伝わると、上司もそのつもりで聞いてくれて、自分が望む答えが早く返ってくるというメリットもあります。

 

(2)話の「結論」は最初に伝える

何の話で、どうしたらいいのかが分かると、上司の関心は話の「結論」に移ります。

もし話せる時間が短時間しか無い場合、「結論」は最優先で伝えるべき重要なことです。

 

(3)結論の根拠を伝える

結論を知った上司は「なぜそう思うのか」を考えます。

結論の次に話すことはその根拠です。

根拠は1つでは説得力にかけます。

根拠は複数でかつ具体的であればあるほど良いです。

 

(4)慣れるまではメモとシュミレーション

上司の聞きたい話を想像して、その後の展開まで先読みするのは簡単なことではありません。

慣れるまでは、上司に何を聞いたら、次には何を聞きたくなるかという流れを想像して、メモをして事前にシュミレーションしておくことをお勧めします。

 

 

■曖昧な表現は伝わらない

(1)意外と多い「曖昧な表現」

「曖昧な表現」とは、以下のような言葉です。

ちょっと、もっと、だいぶ、とても、かなり、すごい、やばい、非常に、たいそう、はなはだ、めっきり、極めて

、ほどほど、多少、多く、少ない、まあまあ、けっこう、たくさん、ずいぶん、そこそこ、いつも、さっき、あの時、すぐに、ときどき、たまに、、、etc

 

これらの言葉は、特に意識せず当たり前のように使用しているものばかりだと思います。

曖昧な表現は、話し方や言葉の選び方次第では否定的な意味に取られてしまったり、相手に対して誤解を招く場合があるので注意が必要です。

 

(2)数値で具体化する

曖昧な表現で誤解を招くことを回避するには、具体的な数字や時間、単位を使って表現する必要があります。

説明上手な人は、事実としてハッキリしている事には曖昧な表現を使用しません。

そして、曖昧な表現を使用しないためには、その事柄について深く理解する必要があります。

自分自身が理解できていなければ、自信をもって聞き手に説明することはできません。

不確かな内容を説明しなければならない場面では、確かな内容と区別するために、「これは不確かですが」「これは想像ですが」などと前置きするようにして下さい。

 

 

■抑揚や話す態度も大事!

(1)イントネーション

イントネーションは、文章の中での言葉に高低、強弱の抑揚をつけることで声に表情をつける技術です。

イントネーションによって与える印象はガラリと変わります。

抑揚がないと機械的な音声のように無機質で、聞き手も耳を傾ける気が失せてしまいます。

抑揚をつけることで、言葉にメリハリが生まれて、話し手が強く伝えたい言葉、大切な箇所を読み取りやすくなります。

 

(2)話すときの態度

相手に「この話は重要度が高い」「あなたにとても興味がある」という印象を与える姿勢を忘れないで下さい。

話すときの態度としてやってはいけない態度を6つ紹介します。

 

1.「目を見ない」

「目は口ほどにものを言う」と言います。

目を見ながら質問されるのと、視線を外されて質問されるのでは、聞き手が抱く印象は全く異なります。

スマホをいじりながら片手間に重要な話をされたのでは、気分が悪くて話を聞く姿勢を整えることは困難です。

目線をしっかり合わせてじっくり話を聞かれると、相手は真剣に話を聞いてくれていると感じます。

このようにアイコンタクトを取ることは、自分のためでもあり、相手のためでもあります。

 

2.「話を先読みする」

相手の話を聞いていて流れが理解できてくると、この結論に行きつくだろうと予想できることがあります。

ここでその結論について「〜ということですか?」と切り返すのはNGです。

話を聞くということは、内容を理解すれば良いということではありません。

話し手に全ての話をさせることが大切です。

相手がゆっくり話す人であれば、相手のペースに合わせる必要があります。

 

3.「話の途中で意見する」

自分の主張と反対の意見を聞くと、反論が無意識に浮かぶことでしょう。

しかし、ここは一旦その言葉を飲み込んで我慢して下さい。

話の途中で意見を言わず、最後まで相手の話をきちんと聞いて下さい。

考えや意見が浮かんだときは、相手の話が終わるのを待ちます。

相手が話し終えたのを確認した上で、私はこう思いますという主張をするようにしましょう。

 

4.「分かったフリをする」

安易に分かったフリをするのは、その場しのぎとしては有効ですが、後々に良いことは何もありません。

特に仕事において分かったフリをすると、確実にミスにつながります。

 

5.「質問をしない」

相手の話を聞くことは大切ですが、必ず質問するようにして下さい。

片方だけが一方的に話すのは、会話とはいえません。

新しい疑問を見つけて質問する。

そしてもう一度、その話の中に新たな疑問を見つけて質問する。

この繰り返しが良い会話といえます。

質問することで、自分の解釈が合っているかどうかの確認にもなります。

 

6.「メモをとらない」

良い話を聞いても、忘れてしまってはもったいないです。

話を聞く際は、必ずメモを取るようにして下さい。

ただし、勝手にメモを取るのは失礼になってしまう場合もあります。

「メモを取らせてください」と、一言伝えてからメモを取るようにしましょう。

 

 

おわりに

説明上手になるために必要なことが何なのかお分かりいただけたと思います。

「説明する」という行為は、コミュニケーションですから実践あるのみです。

説明する練習をたくさんして、実践を積んでいきましょう。

練習や実践する際は、ICレコーダーなどで話している場面を録音してみて下さい。

「自分の話し方」を客観的に聞くことで、改善点がさらに見つかって効果的です。

 

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