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まだまだ多いWeb会議をスムーズに!「話し方のコツ」|話し方教室VOAT

2020.07.28

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--はじめに

遠距離にいる相手とも気軽にコミュニケーションがとれ、移動の時間・費用も削減できるWeb会議。働き方改革を実現する施策の一つとしても注目を浴びていますが、そんなWeb会議をスムーズに行うための「話し方のコツ」をここでご紹介します。

■ 少しの工夫で改善!伝わりやすい話し方とは

Web会議は、家にいながらでも会議ができるという利点がありますが、相手に少しでも言葉が伝わりやすくするためには工夫が必要です。ちょっとしたことでも心がけるだけでかなり変わりますので、是非意識してみてください。

(1) 話すときは名乗ってから話す

誰が話しているのかを明確にするため、「○○です。??については」という風に名乗ってから話すようにしましょう。

(2) 話しかけている相手の名前を呼んでから話す

誰に対して話しているのかを明確にするために、「○○さんに質問なのですが」という風に、相手の名前を呼んでから話すようにしましょう。

(3) 話し終わるときは、しっかり意思表示を行う

まだ話し続けているのか、話し終わったのかをわかるようにするためにも、「以上です」など話し終わったことを意思表示する言葉を使いましょう。

(4) 聞こえなかった場合は遠慮なく聞き返す

認識違いなどを防ぐためにも、聞きとれなかった場合は遠慮なく聞き返しましょう。わかったふりが一番良くありません。

(5) リアクションはいつもより大げさに

Web会議では、対面の会議より相手の表情が読みづらい可能性があります。話が聞こえているのか、しっかり理解してもらえているのかなど、不安になることも少なくありません。いつもより相槌や首振りなど、リアクションを大げさにすると相手にも伝わりやすくなります。

■ Web会議をスムーズに進めるポイント

Web会議のいいところは、離れた場所にいながらもリアルタイムで会議に参加できるという点です。しかし対面ではないため、コミュニケーションがとりづらいなど評価は様々だと思います。ここでは、Web会議をスムーズに進めるポイントをご紹介します。

(1) 会議のための事前準備

Web会議に限らずですが、会議のための事前準備はとても大切です。会議までに目を通しておいてほしい資料や会議中に使う資料があれば全て事前に共有しておきます。Web会議システムに参加するためのURLがあればこちらも忘れずに共有してください。会議中は参加者同士で画面を共有することが多いですが、中には音声のみの参加で手元の資料を見る人もいるかもしれません。どのような形でもスムーズに参加できるように、資料について案内を適切に行いましょう。

(2) システムの動作確認

Web会議で一番厄介なのが、音声が途切れ途切れになってしまったり、映像が乱れてしまうことです。一般的なWeb会議は、ネット環境と対応デバイス(PCやスマートフォンなど)があれば参加が可能です。しかし、使用者の環境によっては、スムーズに繋がらないことがあるかもしれません。対面とは違い、Web会議はそれぞれが別の場所でスタンバイしています。音声や映像トラブルで会議が中断されることがないように事前に必ず接続テストを行いましょう。

(3) 早めに入室する

従来の会議と同様に、Web会議の場合も早めに入室しておきましょう。特にWeb会議が初めてという人は、少し早めに入って様子を伺っているかもしれません。「しっかり繋がっているのかな?」など不安にさせないためにも、主催者は早めに入室しておくと安心です。入室してきた人と軽く挨拶を交わしたり、少し雑談をするなどして、リラックスした状態で開始時間を待ちましょう。

(4)自分が話しているとき以外は、マイクをOFFにする

Web会議では、自分が話しているとき以外はマイクをOFFにすることをおすすめします。周りの環境や使用機器の性能によっても変わりますが、マイクをONにしたままだと周囲の音を拾ってしまったり、衣類の擦れる音や咳払いなどが入り込んでしまう可能性もあります。他の人の発言を邪魔することになりかねないので、発言するとき以外はマイクをOFFにしておくと安心です。

WEB会議の話し方のコツ

人と話をするときに重要なのは円滑なコミュニケーションです。これは対面の会議でも言えることですが、Web会議では特に重要なポイントとなるでしょう。Web会議で円滑なコミュニケーションを実現するにはどうすればいいか、話し方のコツをご紹介します。

(1)声のトーンを少し高めに

人の会話は、低い声よりも高い声の方が聞きとりやすいとされています。低くて小さい声だと聞きとりにくく、せっかくの発言も相手にほとんど伝わらない可能性がありますので、Web会議では声のトーンを普段より少し高めにすることをおすすめします。高めのトーンで話せば自然と声も大きくなり、聞きとりやすくなるうえにハキハキとした印象を与えることができます。

(2)口角を上げて話す

話しているときは、表情が豊かな方が相手を引き込みやすいです。特に、Web会議では上半身しか見えないこともありますので、表情が相手に与える影響は大きいでしょう。表情で好感度を上げるコツは、話すときに口角を上げることです。口角が上がっているのと下がっているのとでは、黙っていても顔の印象が全く異なります。口角を上げるだけで自然と明るい表情になるのに加え、優しく聞きとりやすい声になります。

(3)相手の発言が終わってから話す

相手がまだ発言している最中にも関わらず、話し始めてしまう人がたまにいます。異なる意見があったり、自分が発言したいという思いが強い人にありがちですが、Web会議では要注意です。相手の発言にかぶせるように話し始めるのはやめた方がいいでしょう。Web会議では、音声が聞きとりづらくなることもあるため、ますます話が伝わりにくくなってしまいます。まずは、相手の発言を最後までしっかり聞き、少し間を置いてから話し始めるといいでしょう。少しの間を置くことで、相手は「話をしっかり聞いてくれている」と感じ、建設的な会話が可能となります。

(4)落ち着いて話す

落ち着いてゆっくり話す人と早口で話す人とでは、聞きとりやすさにかなり差が出ます。特にWeb会議では、一言一言はっきりと丁寧に発音した方が聞きとりやすくなります。早口にならないように、できるだけ落ち着いて話しましょう。単語の語尾まで丁寧に発音し、句読点を意識して話すと、落ち着いた話し口調になるでしょう。また、口をしっかり開くことも大切です。日頃から、口を大きく開いて話すことで、より相手に伝わりやすくなります

--終わりに

Web会議をスムーズに行うための「話し方のコツ」、いかがでしたか?ほんの少しの意識が、円滑なコミュニケーションに繋がります。また、普段の会話から心がけることで、あなたの印象が大きく変わるかもしれません。是非、いかしてみてください。